L’une des premières démarches administratives à effectuer lors de la création d’entreprise est de définir l’adresse à utiliser pour votre siège social. Elle deviendra l’adresse juridique et fiscale de votre entreprise. La domiciliation commerciale est une excellente solution pour domicilier son entreprise. Si vous choisissez cette option, un contrat de domiciliation est conclu entre vous et le domiciliataire. Pour justifier l’adresse du siège social de l’entreprise lors de votre demande d’immatriculation auprès du CFE, vous devrez fournir une attestation de domiciliation. Dans le cas d’une domiciliation d’entreprise, le contrat de domiciliation peut vous servir de justificatif. Voici tout ce que vous devez savoir sur ce document avant de le parapher.

Au sommaire :

1. Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ? Définition et fonctionnement
2. Les avantages à souscrire un contrat de domiciliation
3. Comment rédiger un contrat de domiciliation ?
4. Les responsabilités de la société de domiciliation
5. Les engagements de l’entreprise domiciliée
6. Signature d’un contrat de domiciliation : points à ne pas négliger
7. Comment résilier son contrat de domiciliation ?

1. Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ? Définition et fonctionnement

Un contrat de domiciliation est un document juridique qui pose les règles d’intégration d’un siège social d’une société dans des bureaux partagés avec d’autres entreprises. Il est signé entre un domiciliataire (une société de domiciliation) et un domicilié (une entreprise).

Si vous décidez de domicilier votre entreprise auprès d’une société de domiciliation, cette convention est une étape nécessaire pour l’immatriculation de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés, le RCS. Le contrat est une preuve de l’utilisation légale du siège social, au même titre qu’un certificat de propriété ou qu’un bail commercial. Il doit y être stipulé les prestations fournies comme :

  • L’emprunt de l’adresse du domiciliataire (adresse du siège social de la société domiciliée).
  • La réception et la réexpédition du courrier.
  • L’usage d’un bureau, d’un espace de co-working ou d’une salle de réunion, etc.

Toutes les formes juridiques peuvent opter pour ce type de domiciliation :

Il est inutile de rédiger un contrat pour une domiciliation chez soi, une autorisation de domiciliation sous forme de lettre simple et un justificatif de domicile conviennent parfaitement. Pour une domiciliation dans un local commercial, un bail commercial est suffisant.

2. Les avantages à souscrire un contrat de domiciliation

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Pourquoi choisir une entreprise de domiciliation pour définir l’adresse de son siège social ? Les avantages à signer un contrat de mise à disposition de locaux et de prestation de services avec une entreprise de domiciliation sont nombreux :

  • Accès à une adresse prestigieuse assurant une crédibilité commerciale auprès de vos clients. Et cela, à moindre coût.
  • Mise à disposition de locaux : location d’espaces de co-working, salle de réunion, bureaux privés, etc.
  • Gestion du courrier : réception et réexpédition des lettres et colis
  • Confidentialité des coordonnées privées du dirigeant. Contrairement à une domiciliation à domicile qui vous oblige à dévoiler votre adresse personnelle sur tous les documents de l’entreprise.
  • Possibilité de choisir une ville où la CFE est la moins chère.

3. Comment rédiger un contrat de domiciliation ?

Tout contrat de domiciliation est soumis aux dispositions de l’Article R.123-168 du Code de commerce.

  • Il doit être rédigé par écrit.
  • Y sont mentionnés les obligations de chaque partie, la durée, la redevance, le dépôt de garantie, l’attribution de juridiction, l’élection de domicile et les services annexes.
  • Il est signé pour une période minimale de 3 mois.
  • Il est renouvelable par tacite reconduction (sauf demande de résiliation).

Lorsque vous faites appel à ma-domicliation.fr, nous vous fournissons le contrat en ligne, seulement quelques minutes après votre souscription. Ce dernier vous servira d’attestation de domiciliation pour justifier de l’adresse de votre siège social lors du dépôt de votre dossier de création d’entreprise au Centre de Formalité des Entreprises.

4. Les responsabilités de la société de domiciliation

Le domiciliataire s’engage sur plusieurs points pour toute la durée du contrat. Voici ses obligations :

  • Il doit être immatriculé au RCS et au Répertoire des métiers.
    Il doit posséder un agrément délivré par le préfet, renouvelable tous les 6 mois.
  • Il doit proposer un local dans lequel les dirigeants et les collaborateurs de la société domiciliée peuvent se réunir en toute confidentialité.
  • Il dispose des documents relatifs au domicile du représentant légal et les coordonnées téléphoniques de tous les lieux d’activité et de détention d’actes comptables, s’ils ne sont pas stockés chez lui.
  • Il doit informer le greffier si la société domiciliée n’a pas consulté son courrier durant les 3 derniers mois.
  • Il doit prévenir le greffier de la cessation de domiciliation de l’entreprise dans ses bureaux à l’expiration ou à la résiliation du contrat.
  • Il doit transmettre les coordonnées de l’entreprise domiciliée aux huissiers de justice.
  • Il doit envoyer la liste des domiciliés au centre des impôts et aux organismes de sécurité sociale attenants.

Vous constatez que ce contrat de domiciliation est très encadré par la loi.

5. Les engagements de l’entreprise domiciliée

En contrepartie, la société qui bénéficie des services de domiciliation respecte les obligations suivantes :

  • Le domicilié s’engage à utiliser exclusivement ces locaux comme siège de la société et pas simplement comme une adresse commerciale ou comme simple boîte postale.

  • Il doit déclarer le contrat de domiciliation au Registre du commerce et des sociétés.

Il doit informer le domiciliataire des changements concernant son activité ou sa forme juridique (SA, SARL, etc.).

6. Signature d’un contrat de domiciliation : points à ne pas négliger

À la souscription d’une telle convention, soyez attentif. Vous allez signer pour un bail de 3 mois au minimum (minima imposés par la loi à tout contrat de domiciliation). Mais la durée de l’engagement doit être vérifiée avec certitude, car elle est variable selon les sociétés de domiciliation.

Distinguez bien les prestations incluses et celles qui sont proposées en supplément. Si vous avez bénéficié d’offres promotionnelles, prenez en compte l’augmentation des tarifs à l’expiration de ces dernières. Considérez votre investissement à long terme pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Renseignez-vous sur la qualité du service client. Toutes les sociétés de domiciliation ne se valent pas sur ce point. Vous devez pouvoir compter sur un service client disponible et réactif. Vous n’avez pas de temps à perdre lorsque vous êtes chef d’entreprise.

7. Comment résilier un contrat de domiciliation ?

La société domiciliée peut rompre le contrat au-delà des 3 mois obligatoires dans 2 cas de figure :

  • Elle souhaite domicilier son entreprise ailleurs.
  • Elle cesse son activité.

Si la résiliation n’est pas le fait d’une cessation d’activité, le siège social doit absolument être transféré à une autre adresse. Car, nous vous le rappelons, votre entreprise doit toujours avoir une adresse de siège social “à jour”. Dans ce cas, les statuts de la société doivent être modifiés et la modification publiée dans un journal d’annonce légale. Cette démarche ne concerne pas le changement d’adresse des micro-entreprises qui est simplifié.

À la suite de la déclaration de changement d’adresse ou de cessation d’activité, la société domiciliée doit transmettre l’un de ces 2 justificatifs à la société de domiciliation : l’extrait de K-bis ou de SIREN mentionnant la nouvelle adresse du siège social ou un justificatif de radiation en cas de cessation d’activité.

Pour finir, il ne faut pas oublier de mettre à jour tous les documents de l’entreprise où figurait l’ancienne adresse du siège social : factures, devis, cartes de visite, etc.

Pour avoir le temps de réaliser toutes ces formalités, nous vous conseillons de transférer le siège social avant le terme du contrat pour qu’une redirection du courrier s’effectue sans encombre et sans rupture.