Vous êtes une entreprise et vous cherchez une solution pour gérer votre courrier ? 2 solutions vous viennent à l’esprit : utiliser une boîte postale ou profiter des services d’une société de domiciliation. Ces 2 systèmes permettent aux entreprises de détenir une nouvelle adresse postale pour réceptionner le courrier de l’entreprise. Mais les deux se distinguent sur de nombreux points. Découvrez ce qui les différencie pour faire le choix le plus stratégique pour votre entreprise.

Au sommaire :

  1. Boîte postale : utilité et fonctionnement
  2. Les limites d’une boîte postale
  3. L’entreprise de domiciliation : une alternative plus pertinente pour les entreprises

1. Boîte postale : utilité et fonctionnement

Nichée dans une agence postale, une boîte postale permet aux entreprises qui ne possèdent pas de local ou de service dédié à la gestion du courrier, de bénéficier d’une solution pour réceptionner le courrier et les colis de la société. Cette option évite aussi au dirigeant de donner son adresse personnelle s’il ne possède pas de local dédié à son entreprise.

Tout le courrier et les colis arrivent directement au bureau de Poste : les plis sont réceptionnés et déposés dans une boîte aux lettres numérotée et les colis gardés au guichet. Le représentant légal de la société possède la clé de cette boite et peut retirer son courrier aux heures d’ouverture de l’agence. Avec la signature d’un mandat, il peut également autoriser des collaborateurs à récupérer le courrier.

Pour obtenir une boîte postale, les démarches sont simples : il suffit de se rendre dans une agence située dans la zone géographique du siège social de l’entreprise, fournir un justificatif de domiciliation et un numéro de SIRET. L’adresse de la boite postale se présente sous ce format :

Nom de l’abonné
BP n° xxx
Code postal, localité et la mention CEDEX

Pour résilier la boite postale, le préavis est de 1 mois à partir de l’envoi d’un courrier recommandé avec avis de réception à l’agence où elle a été souscrite.

Les particuliers ont également accès à ce service de boîte postale. C’est une alternative intéressante lorsque votre boîte aux lettres est inaccessible, pour éviter le vol de courrier ou par souci de discrétion.

2. Les limites d’une boîte postale

Les services proposés par La Poste demeurent limités et ne répondent pas toujours aux besoins des entreprises :

→ La mention BP apparaît sur l’adresse

Les expéditeurs savent donc qu’il ne s’agit pas du lieu physique de l’entreprise, ce qui peut susciter des craintes de la part des clients et des fournisseurs.

→ Une boîte postale ne peut pas être déclarée comme siège social de l’entreprise

Il n’est pas possible d’utiliser l’adresse d’une boîte postale pour déclarer un siège social. Autrement dit, il sera nécessaire de posséder une autre adresse pour déclarer l’entreprise. C’est cette adresse qui devra apparaître sur tous les papiers officiels de l’entreprise : Kbis, facture, devis, etc. Le dirigeant d’entreprise perd le bénéfice de la confidentialité et devra gérer la réception du courrier sur cette seconde adresse.

→ Il est seulement possible d’ouvrir une boîte postale dans la commune de résidence

Par manque de place et à cause des nombreuses fermetures d’agences, La Poste n’est pas en mesure de proposer des boîtes postales dans toutes les communes.

→ Le courrier n’est accessible que pendant les heures d’ouverture de la Poste et les colis doivent être retirés au guichet.

La récupération du courrier peut devenir fastidieuse : un manque de flexibilité allant à l’encontre des besoins des entrepreneurs. De plus, on attribue à la Poste, à tort ou à raison, une mauvaise réputation sur sa gestion de la sécurité du courrier.

→ La Poste ne propose que la réception et le stockage du courrier

Une boîte postale propose uniquement la réception du courrier alors qu’une société de domiciliation offre toujours un service de réexpédition. Et surtout, elle permet de domicilier le siège social de l’entreprise auprès des administrations, pour n’avoir qu’à gérer une seule adresse.

3. L’entreprise de domiciliation : une alternative plus pertinente pour les entreprises

Aujourd’hui, des sociétés de domiciliation proposent des prestations plus complètes, flexibles et avantageuses pour les entreprises.

3.1. Qu’est-ce qu’un service de domiciliation ?

Les sociétés de domiciliation bénéficient d’un agrément préfectoral qui leur donne le droit d’octroyer leur adresse comme siège social à d’autres entreprises. Elles offrent un service complet de gestion de courrier qui apporte une véritable plus-value aux entreprises. Ces entreprises sont agréées par la préfecture et régies par le Code de commerce. Votre courrier est entre de bonnes mains.

3.2. Les avantages d’une domiciliation d’entreprise

  • Mise à disposition d’une adresse de domiciliation pour le siège social

Le grand avantage d'utiliser une société de domiciliation est de pouvoir utiliser l’adresse pour le siège social de l’entreprise. Le gérant préserve ainsi ses coordonnées privées. Un risque existe toujours lorsque l’on affiche son adresse personnelle sur les factures et les devis : un client mécontent peut vous harceler.

  • Un choix d’adresses prestigieuses partout en France

Vous avez l’assurance d’obtenir une adresse prestigieuse dans la ville que vous souhaitez. La loi vous autorise à choisir une adresse de domiciliation partout en France, quelle que soit votre adresse d’habitation ou d’exploitation. Vous pouvez donc faire un choix stratégique en fonction de votre secteur d’activité et de votre cible. Une adresse sur les Champs-Élysées, par exemple, sera extrêmement bénéfique pour renforcer votre crédibilité auprès d’une clientèle aisée.

  • Des prestations utiles

Avec une boite de domiciliation, vous bénéficiez de prestations utiles pour gagner du temps dans la gestion de votre entreprise :

→ La gestion de votre courrier — réception, réexpédition physique ou numérisation — est toujours assurée.

→ La mise à disposition de locaux permet de louer des bureaux équipés, des espaces de co-working ou des salles de réunion ponctuellement, seulement quand vous en avez besoin.

Ces 2 services sont les plus plébiscités par les entrepreneurs, mais certaines sociétés de domiciliation offrent d’autres prestations en supplément pour permettre à leur client d’externaliser des tâches chronophages : permanence téléphonique, transfert d’appels, gestion administrative ou conseils juridiques.

  • Des démarches facilitées

Quel que soit le nombre de fois où vous changez votre adresse d’exploitation ou votre lieu de résidence, votre adresse de siège social, elle, ne change jamais. Vous évitez ainsi un nombre non négligeable de démarches obligatoires pour la déclaration d’un transfert de siège social.

3.4. Les démarches pour obtenir une domiciliation

Rendez-vous sur ma-domiciliation.fr pour découvrir les différentes adresses proposées et les services possibles. Contactez-nous si vous souhaitez qu’un expert vous accompagne dans votre prise de décision en fonction de votre activité.

Vous pouvez aussi souscrire directement en ligne. Renseignez vos informations en quelques clics, payez et nous vous envoyons votre contrat de domiciliation. Il vous servira de justificatif de domiciliation pour la finalisation des statuts de votre entreprise et l’ouverture de votre compte en banque. Vous pourrez alors envoyer votre dossier au greffe pour immatriculer votre société.

En bref, très plébiscitées par les entrepreneurs, les sociétés de domiciliation répondent avec brio aux besoins des entrepreneurs. Vous cherchez à renforcer la crédibilité de votre entreprise (un atout précieux difficile à acquérir), préserver vos coordonnées privées, avoir accès à des locaux équipés et économiser le coût d’un bail commercial  ? Consultez nos adresses sans attendre !