Lorsque vous créez une entreprise, vous devez définir l’adresse de son siège social. C’est ce que l’on appelle « domicilier son entreprise ». Plusieurs choix s’offrent à vous pour définir la localisation et le type de local. Si vous optez pour une domiciliation dans les locaux d’une autre entreprise, vous limitez les risques, les contraintes et les frais liés à la location d’un bail commercial ou professionnel. Découvrez les modalités et les avantages à domicilier son entreprise dans les locaux d’une autre société.

Au sommaire :

  1. Les modalités d’une domiciliation dans les locaux d’une autre société
  2. La convention de domiciliation
  3. Les avantages d’une société de domiciliation
  4. Hébergement d’une filiale dans les locaux de la société mère

1. Les modalités d’une domiciliation dans les locaux d’une autre entreprise

Il est désormais courant que plusieurs entreprises occupent les mêmes locaux. Avec l’explosion des micro-entreprises, du travail freelance et de la dématérialisation des démarches administratives, de nombreuses structures proposent un service de domiciliation en supplément de la mise à disposition d’espaces de travail partagés :

  • Les espaces de co-working
  • Les pépinières d’entreprises
  • Les incubateurs
  • Les entreprises de domiciliation
  • Etc.

Mais pour qu’une entreprise puisse domicilier une société légalement, elle doit respecter de nombreuses obligations :

  • Posséder le statut réglementé de société de domiciliation (Article L. A23-11-3 du Code du commerce),
  • Être immatriculé en tant qu’entreprise au RCS ou au Répertoire des Métiers (RM).
  • Détenir un agrément en cours de validité. Il doit être renouvelé tous les 6 ans auprès de la préfecture.
  • Mettre à la disposition du domicilié des locaux propices à assurer la sécurité et la confidentialité pour la réunion des organes de direction et l’administration de l’entreprise.
  • Conserver un dossier comprenant toutes les pièces justificatives du domicilié : documents relatifs au domicile du représentant légal de l’entreprise et les coordonnées téléphoniques de tous les lieux d’activité et de détention d’actes comptables, s’ils ne sont pas stockés chez elle.
  • Informer le greffier du tribunal de commerce de la cessation de domiciliation de l’entreprise, en cas d’expiration du contrat ou de résiliation anticipée.
  • Envoyer la liste de ses domiciliés chaque trimestre au centre des impôts et aux divers organismes de cotisations sociales.
  • Transmettre un contrat de domiciliation à l’entreprise domiciliée.

À noter : une domiciliation dans un local à usage d’habitation ou mixte est interdite.

2. La convention de domiciliation

Lors de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (le RCS), vous devrez fournir une attestation de domiciliation signée avec le propriétaire ou le locataire des murs de la société qui vous accueille. Le contrat de domiciliation signé avec la société qui vous héberge suffit à justifier votre domiciliation auprès du greffe.

Mais pour cela, il doit être rédigé en bonne et due forme et comporter des mentions spécifiques :

  • L’identité des parties au contrat : la société de domiciliation et l’entreprise domiciliée,
  • Le numéro d’agrément préfectoral,
  • La durée initiale du contrat (un minimum légal de 3 mois),
  • Les modalités de reconduction et de résiliation,
  • La liste des prestations ou services annexes contractés, le tarif et le moyen de paiement.
  • Les obligations du domicilié telles que son engagement à uniquement utiliser ces locaux comme siège de la société.
  • Les obligations du domiciliataire mentionnées dans la première partie de cet article.

3. Les avantages d’une société de domiciliation

Choisir les locaux d'une société de domiciliation pour domicilier son entreprise offre de nombreux avantages :

  • Un choix d’adresses stratégiques partout en France

Les entreprises de domiciliation offrent une sélection d’adresses stratégiques dans toute la France. Ces dernières sont choisies avec soin dans des quartiers prestigieux ou des quartiers d’affaires réputés pour leur dynamisme. Vous construisez votre crédibilité dès le lancement de votre activité.

  • La mise à disposition d’un local à des prix très compétitifs

Selon l’adresse choisie, vous pourrez louer des bureaux, des espaces de co-working ou des salles de réunion à la demi-journée pour y travailler, recevoir des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs. Vous évitez ainsi les contraintes et les frais liés à la location d’un bail commercial ou à l’achat d’un bien immobilier : engagement à long terme, loyer ou crédit, ameublement, assurance, etc.

  • La gestion du courrier et des colis

La réception et la réexpédition du courrier de l’entreprise sont assurées par la société de domiciliation. À vous de choisir la méthode de réexpédition : envoi par e-mail, stockage dans un Cloud sécurisé ou renvoi par courrier.

  • La confidentialité de vos coordonnées personnelles

Votre adresse personnelle n’apparait pas sur les documents de la société (factures, K-bis, mentions légales…) et n’est pas disponible sur les registres d’entreprise consultables sur internet (societe.com par exemple).

  • Les facilités lors d’un déménagement

Lorsque vous faites le choix de domicilier votre société chez vous ou dans un local dédié à votre activité, vous devrez transférer le siège social à chaque déménagement du lieu de vie personnelle ou du lieu d’activité. En vous domiciliant auprès d’une société de domiciliation, vous évitez des démarches compliquées et des frais supplémentaires d’un changement de siège social.

4. Hébergement d’une filiale dans les locaux de la société mère

Les filiales d’un même groupe ont la possibilité d’être domiciliées dans les locaux dont l’une d’elles a la jouissance. Les contraintes sont différentes quand il s’agit d’héberger une filiale dans les locaux de sa société mère. En effet, le contrat de domiciliation n’est pas exigé dans ces conditions-là. La société fille doit juste prouver qu’elle est domiciliée dans un bâtiment de la société mère. Une simple attestation de mise à disposition des lieux signée par cette dernière suffira.

De plus, si le local occupé par une filiale n’est pas le siège social de la société mère alors elle doit en plus fournir un justificatif de jouissance. Il est établi au nom de la société qui contrôle la filiale. Elle doit aussi joindre une copie des statuts. Ce document prouve que la filiale est bien contrôlée par la société mère qui prête ses locaux.

Afin d’être qualifiée de société mère, une société doit détenir 50 % ou plus du capital social de la filiale.