Vous êtes entrepreneur et vous souhaitez gagner du temps ? Vous n’êtes jamais au bureau et vous ne pouvez pas récupérer ou déposer le courrier et les colis destinés à votre entreprise ? Alors, mettez en place une procuration postale pour une personne morale. Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur cette procédure qui vous facilite la vie ! Sa définition, ses avantages et comment l’instaurer rapidement.

Au sommaire :

  1. Procuration postale pour personne morale : définition
  2. Faire une procuration postale pour son entreprise
  3. Faire une procuration postale par Internet
  4. Les avantages d’une société de domiciliation pour la gestion du courrier

1. Procuration postale pour personne morale : définition

Lorsque vous créez une entreprise, vous définissez le siège social de votre société à une adresse. Cette dernière définie la domiciliation fiscale et administrative de votre société. C’est aussi à cet endroit que vous recevez vos colis et votre courrier : devis, factures, Kbis, règlements, publicités, etc.

Si vous êtes un entrepreneur nomade, que l’adresse de votre siège social n’est pas celle d’où vous exercez votre activité, ou que vous ne pouvez pas réceptionner votre courrier pour d’autres raisons, une solution s’offre à vous : la procuration postale.

La « procuration postale personne morale » offre la possibilité à un entrepreneur de déléguer à une ou plusieurs personnes de confiance ou encore à une société de domiciliation, l’autorisation de :

  • Réceptionner le courrier recommandé pour la société
  • Retirer les colis
  • Acheter des timbres et des emballages pour le compte de la société

2. Faire une procuration postale pour son entreprise

Les démarches à effectuer pour remplir une procuration postale pour personne morale sont les suivantes.

2.1. Démarches pour créer une procuration postale

  • Sur Internet, téléchargez-le formulaire 776 sur le site de la Poste.
  • Remplissez-le, mais ne le signez pas.
  • Présentez-vous dans un bureau de Poste avec une pièce d’identité et le formulaire pré-rempli.
  • Vous signez ce document en présence d’un postier pour établir que vous êtes bien le représentant légal de l’entreprise.

Vous recevez par la suite un courriel qui vous demande d’activer la procuration. Une fois activé, le service est opérationnel dans les 5 jours ouvrables. Le mandat est valide pendant 5 ans, mais le dirigeant de la société peut le résilier à tout moment. Lors d’un transfert de siège, la procuration devra être mise à jour.

2.2. Remplir une procuration pour personne morale

Voici les informations à renseigner pour remplir une procuration pour personne morale :

  • Le numéro de SIRET.
  • L’identification de la personne morale.
  • La dénomination sociale ou raison sociale.
  • La forme juridique de l’entreprise.
  • L’adresse de son siège social.
  • L’identification des mandataires sociaux désignés par le représentant légal.
  • Les pouvoirs concédés : retirer et recevoir des envois, percevoir des mandats, acheter pour le compte du dirigeant.
  • La date et la signature du dirigeant de l’entreprise.

3. Faire une procuration postale par Internet

Pour effectuer une procuration postale par Internet, suivez cette procédure.

3.1. Procédure de remplissage en ligne

  • Connectez-vous sur le site de La Poste.
  • Dans votre Espace Client, cliquez sur Accès rapide > Donner procuration à un proche.
  • Remplissez les items sur tous les renseignements demandés.
  • Cliquez sur Parcourir et téléchargez les pièces justificatives (voir la liste ci-après)
  • Remplissez les champs relatifs à la personne de confiance que vous désignez.
  • Cochez Prévenir cette personne par e-mail afin que les services de La Poste informe cette personne de la procédure.

Le service client étudie la demande et la valide sous 3 jours ouvrables. Vous recevez un e-mail qui contient un code d’activation valable 30 minutes à son ouverture. Vous avez la possibilité d’en redemander un nouveau en cas d’échec d’activation.

Astuce : pour un retrait urgent par un proche, si vous n’avez pas de procuration activée, utilisez la procuration ponctuelle présente sur le dos de l’avis de passage ou le bon de retrait envoyé par e-mail.

3.2. Les documents nécessaires

Munissez-vous des documents suivants et scannez-les pour les enregistrer sur votre ordinateur :

  • Une pièce d’identité : carte d’identité, passeport, permis de conduire, carte de combattant ou de séjour temporaire, de résident, de ressortissant d’un État membre de l’UE ou de l’Espace économique européen ou un certificat de résidence de ressortissant algérien.
  • Un justificatif de domicile de moins de 3 mois : facture d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone, certificat d’imposition, quittance d’assurance, titre de propriété ou quittance de loyer.
  • Si vous êtes hébergé à titre gratuit, vous devez joindre la pièce d’identité de votre logeur, une attestation d’hébergement signée par ce dernier et un justificatif de domicile qui date de moins de 3 mois.

4. Les avantages d’une société de domiciliation pour la gestion du courrier

Il est également possibile d’utiliser une société de domiciliation pour qu'elle s’occupe de la gestion du courrier de l'entreprise. Mandater une société pour déléguer ces tâches peut représenter un véritable gain de temps pour un chef d’entreprise débordé ou nomade. Il pourra ainsi profiter :

  • D’un service de réexpédition : le courrier est transféré soit au domicile personnel du dirigeant soit dématérialisé sur un Cloud sécurisé ou par messagerie électronique.
  • D’un choix d’adresses prestigieuses et stratégiques (Paris, Paris 8e, Lyon, Montpellier, etc.)
  • De la mise à disposition de bureaux privés ou d’espaces de co-working équipés pour y travailler ou y organiser des réunions.

Le dirigeant de l’entreprise n’a pas besoin de se déplacer pour mandater la société de domiciliation, il suffit d'envoyer le formulaire 776 à la société qui se charge d’effectuer les démarches auprès de La Poste.

Déléguer des tâches administratives est important pour vous concentrer pleinement à votre activité, et nécessaire, si vous effectuez votre activité tout en voyageant. Enfin, il est toujours plus prudent d’avoir une personne de confiance pour réaliser des démarches administratives dans le cas où l’entrepreneur se retrouverait dans l’impossibilité de les exécuter.